Jenis Data Pribadi Menurut UU PDP, Apa Dampaknya Bagi Perusahaan?

Tahukah Anda dalam operasional bisnis sehari-hari, perusahaan mengumpulkan dan memproses begitu banyak data. Mulai dari nama dan email pelanggan di database marketing, NIK dan rekening bank karyawan di HR, hingga dokumen identitas dan NPWP vendor.

Selama ini, data-data tersebut sering diperlakukan sebagai aset digital biasa, tanpa klasifikasi dan perlindungan yang memadai.

Padahal, UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) telah dengan tegas mengatur bahwa setiap informasi tentang seseorang adalah milik individu tersebut dan wajib dilindungi.

Dalam praktiknya, tidak jarang terlihat bahwa manajemen perusahaan belum sepenuhnya menyadari bahwa kumpulan data yang mereka anggap “operasional biasa” (seperti database pelanggan atau arsip karyawan) sebenarnya sudah termasuk dalam ruang lingkup regulasi UU PDP.

Kesadaran tersebut umumnya baru muncul ketika auditor atau regulator mulai meminta penjelasan mengenai dasar hukum pemrosesan dan pengelolaan data pribadi tersebut.

Data Pribadi Menurut UU PDP

Pasal 1 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) menyebutkan definisi data pribadi sebagai berikut:

Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik

Secara sederhana, data pribadi merupakan setiap data yang dapat mengidentifikasi seseorang. Artinya, selama sebuah data dapat mengarah pada identifikasi individu, maka data tersebut berada dalam ruang lingkup perlindungan UU PDP.

UU PDP membagi data pribadi menjadi dua kategori utama:

• Data pribadi umum
• Data pribadi spesifik

Perbedaan ini sangat penting karena menentukan tingkat perlindungan, pembatasan akses, dan kontrol yang harus diterapkan oleh perusahaan.

Artinya, perlakuan terhadap data seperti alamat email tentunya berbeda dengan perlakukan terhadap data yang mencantumkan nomor rekening atau NIK seseorang.

Jenis Data Pribadi Umum

Jenis data pribadi umum adalah data identitas dasar yang paling sering dikumpulkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari.

Meski disebut “umum”, bukan berarti boleh diperlakukan secara sembarangan. Data ini dilindungi oleh UU PDP dan memiliki risiko jika disalahgunakan.

Beberapa kategori data pribadi umum menurut Pasal 4 ayat 3 UU PDP meliputi:

• Nama lengkap
• Jenis kelamin
• Kewarganegaraan
• Agama
• Status perkawinan
• Data pribadi yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang

1. Nama Lengkap

Nama lengkap adalah data yang hampir selalu ada dalam setiap sistem perusahaan: CRM, database pelanggan, kontrak kerja, hingga invoice.

Umumnya, data mengenai nama lengkap saja tidak memiliki risiko. Namun, jika nama dikombinasikan dengan data lain (email, nomor telepon, alamat) dan bocor, data ini berpotensi digunakan untuk social engineering atau penipuan.

Kesalahan umum perusahaan adalah menganggap nama sebagai data “tidak sensitif”. Padahal, dalam kombinasi dengan data lain, ia menjadi pintu masuk risiko.

2. Jenis Kelamin

Data jenis kelamin umumnya dikumpulkan untuk kebutuhan administrasi atau segmentasi pemasaran. Contohnya, perusahaan e-commerce menggunakan data ini untuk menyusun kampanye promosi yang lebih terarah, seperti penawaran produk tertentu berdasarkan profil pelanggan.

Namun, dalam praktiknya, penyalahgunaan dapat terjadi ketika data tersebut digunakan untuk membatasi akses terhadap peluang atau layanan.

Misalnya, sistem rekrutmen yang secara tidak langsung menyaring kandidat berdasarkan gender untuk posisi tertentu, atau program promosi yang hanya ditampilkan kepada kelompok tertentu tanpa dasar yang objektif.

Penggunaan seperti ini berisiko melanggar prinsip keadilan (fairness) dalam pemrosesan data dan dapat memicu tuduhan diskriminasi yang berdampak hukum maupun reputasi.

3. Kewarganegaraan

Kewarganegaraan sering diperlukan dalam proses rekrutmen, pelaporan pajak, atau pengelolaan tenaga kerja asing.

Namun, masih banyak perusahaan yang menyimpan data kewarganegaraan dalam file bersama tanpa kontrol akses. Jika data ini bocor, risikonya Anda dapat mengakibatkan pelanggaran regulasi dan juga potensi diskriminasi dan tekanan sosial.

4. Agama

Data agama biasanya dikumpulkan untuk kebutuhan administrasi tertentu di HR. Namun secara sosial, data agama termasuk informasi sensitif.

Kebocoran data agama dapat menimbulkan konflik internal, tuduhan diskriminasi, dan risiko reputasi yang serius. Akses terhadap data ini seharusnya dibatasi secara ketat dan hanya untuk fungsi yang benar-benar membutuhkan.

5. Status Perkawinan

Data ini umum digunakan untuk penilaian kredit di sektor finansial dan tunjangan keluarga. Namun jika dikombinasikan dengan alamat rumah dan data keluarga, risikonya meningkat.

Yang sering disalahpahami oleh manajemen adalah anggapan bahwa data administratif otomatis aman. Padahal, kombinasi beberapa data sederhana dapat mengidentifikasi individu secara jelas.

6. Data Pribadi yang Dikombinasikan Mengidentifikasi Seseorang

Pemahaman mengani data yang dikombinasikan sangatlah krusial untuk mematuhi UU PDP.

Sebuah nomor telepon tunggal mungkin belum bisa diidentifikasi. Namun, jika di file yang sama tersimpan juga riwayat transaksi dan alamat email, maka kombinasi tersebut menjadi data pribadi yang sangat bernilai.

Dalam audit, kebocoran terjadi justru dari file “sederhana” seperti Excel berisi daftar peserta training yang berisi nama, institusi, dan email. Bagi pelaku kejahatan siber, file itu adalah sasaran empuk.

Jenis Data Pribadi Spesifik

Data pribadi spesifik adalah data dengan tingkat sensitivitas tinggi dan risiko hukum yang lebih besar. Dalam praktik GRC, kategori ini harus mendapatkan kontrol tambahan, baik dari sisi teknologi maupun tata kelola.

Beberapa kategori data pribadi spesifik menurut Pasal 4 ayat 2 UU PDP meliputi:

• Data dan informasi kesehatan
• Data biometrik
• Data genetika
• Catatan kejahatan
• Data anak
• Data keuangan pribadi
• Data lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

1. Data dan Informasi Kesehatan

Data kesehatan dapat berupa riwayat penyakit, rekam medis, hasil tes COVID-19 karyawan, BPJS, hingga klaim asuransi kesehatan karyawan.

Klasifikasi data ini bukan hanya dimiliki oleh rumah sakit. Perusahaan yang mengadakan medical check-up, asuransi kesehatan, atau mengumpulkan data sakit karyawan memegang data ini.

Kebocorannya berpotensi menyebabkan stigmatisasi, diskriminasi kerja, dan potensi pemerasan terhadap individu. Bagi perusahaan, mereka dapat digugat secara hukum, dan beresiko merusak reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja.

2. Data Biometrik

Sidik jari, scan retina/wajah, atau pola suara untuk akses gedung termasuk dalam kategori data biometrik. Data ini banyak digunakan untuk absensi, akses gedung, atau autentikasi transaksi.

Di banyak perusahaan, mereka biasanya menyerahkan pengelolaan data biometrik sepenuhnya kepada vendor tanpa memastikan standar keamanan yang memadai.

Padahal, risikonya bersifat permanen karena data biometrik tidak dapat diganti seperti password. Jika bocor, data tersebut dapat disalahgunakan untuk menembus sistem keamanan fisik maupun digital perusahaan.

3. Data Genetika

Data genetifika berupa informasi DNA yang mengungkap keturunan, predisposisi penyakit, dan ciri biologis unik. Meski tidak umum di semua sektor, banyak perusahaan asuransi jiwa/kesehatan atau layanan tes DNA yang menyimpan data ini.

Pengelolaan data generika umumnya memerlukan persetujuan yang sangat eksplisit dan informasi yang lengkap.

4. Catatan Kejahatan

Dari segi sosial, catatan kejahatan adalah data paling sensitif. Data ini biasanya dipegang oleh institusi penegak hukum, tetapi bisa muncul dalam proses rekrutmen untuk posisi tertentu (misal, di sektor finansial).

Proses background check yang dilakukan perusahaan harus dilaksanakan secara hati-hati, dengan memastikan adanya dasar hukum yang sah serta persetujuan yang jelas dan terdokumentasi dari pihak yang bersangkutan.

Jika informasi ini bocor, risiko stigma dan gugatan hukum sangat besar. Akses terhadap data ini harus benar-benar berbasis kebutuhan.

5. Data Anak

Anak dianggap subjek rentan. Pengumpulan datanya memerlukan persetujuan dari orang tua/wali.

Aplikasi/game anak-anak, platform edukasi, atau bahkan program loyalty yang menargetkan keluarga, harus memiliki mekanisme perlindungan khusus.

Dalam praktiknya, pengelolaan data anak harus mendapatkan perhatian ekstra karena sensitivitas dan risiko publiknya jauh lebih tinggi.

6. Data Keuangan Pribadi

Data keuangan pribadi berkaitan dengan nomor kartu kredit, rekening bank, riwayat transaksi, pinjaman, dan aset. Data ini adalah sasaran utama peretas (cybercrime) dan memiliki risiko yang sangat tinggi.

Kebocoran langsung mengakibatkan kerugian finansial nyata bagi individu dan tanggung gugat serta reputasi buruk bagi perusahaan.

7. Data lainnya sesuai peraturan perundang-undangan

UU PDP secara eksplisit menyebutkan bahwa data lainnya sesuai peraturan perundang-undangan termasuk ke dalam data pribadi spesifik. Artinya, terdapat kemungkinan bertambahnya jenis data sensitif sesuai regulasi sektoral.

Pasal ini membuat klasifikasi data bersifat dinamis. Contohnya, Nomor Induk Kependudukan (NIK) berdasarkan UU Administrasi Kependudukan dikategorikan sebagai data spesifik karena sifatnya yang unik dan permanen.

Larangan dalam Penggunaan Data Pribadi

UU PDP menegaskan bahwa setiap pemrosesan data pribadi harus mengikuti prinsip perlindungan data pribadi. Prinsip ini menjadi batas yang jelas bagi perusahaan dalam mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan menghapus data.

Dalam konteks bisnis, pelanggaran terhadap prinsip ini bukan hanya soal ketidakpatuhan administratif, tetapi berpotensi menjadi risiko hukum dan reputasi yang serius.

1. Larangan Pemrosesan Tanpa Dasar Hukum

Perusahaan tidak boleh memproses data pribadi tanpa dasar hukum yang sah. Setiap pengumpulan data harus memiliki tujuan yang jelas dan relevan.

Mengumpulkan data secara berlebihan atau tanpa kebutuhan yang terukur dapat dianggap sebagai pelanggaran. Dalam praktik audit, hal ini sering terjadi pada formulir registrasi atau onboarding yang meminta informasi di luar kepentingan bisnis yang wajar.

2. Larangan Penggunaan di Luar Tujuan

Data yang telah dikumpulkan hanya boleh digunakan sesuai tujuan awalnya. Jika perusahaan ingin menggunakan data untuk tujuan lain, harus ada dasar hukum tambahan, termasuk persetujuan apabila diperlukan.

Penyimpangan tujuan pemrosesan merupakan salah satu sumber risiko sengketa dengan subjek data.

3. Kewajiban Menjaga Akurasi dan Akuntabilitas

Data pribadi harus diproses secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Perusahaan wajib memiliki mekanisme pembaruan data serta dokumentasi yang memadai.

Data yang tidak akurat dapat merugikan individu dan membuka potensi klaim hukum terhadap perusahaan.

4. Larangan Kelalaian dalam Pengamanan

Perusahaan wajib melindungi data pribadi dari akses tidak sah, pengungkapan ilegal, atau perubahan yang tidak semestinya.

Kelalaian dalam pengamanan, meskipun tanpa unsur kesengajaan, tetap dapat dianggap sebagai pelanggaran. Dalam banyak kasus, lemahnya kontrol internal menjadi penyebab utama insiden kebocoran data.

5. Larangan Penyimpanan Melebihi Masa Retensi

Data pribadi tidak boleh disimpan tanpa batas waktu. Setelah tujuan pemrosesan terpenuhi atau masa retensi berakhir, data harus dihapus atau dimusnahkan sesuai ketentuan.

Menyimpan data lama yang tidak lagi relevan justru meningkatkan eksposur risiko apabila terjadi insiden keamanan.

Sanksi dan Dampaknya

Pelanggaran terhadap ketentuan ini dapat berujung pada sanksi administratif, termasuk teguran, penghentian pemrosesan, hingga perintah penghapusan data. Dalam kondisi tertentu, terdapat pula potensi sanksi pidana.

• Sanksi Administratif: Mulai dari peringatan tertulis, penghentian sementara pengolahan data, hingga denda administratif maksimal 2% dari pendapatan tahunan (untuk korporasi)
• Sanksi Pidana: Dikenakan kepada pengurus perusahaan (Direksi) yang secara sengaja mengakibatkan kebocoran data. Hukumannya berupa penjara dan/ou denda pribadi yang sangat besar (miliaran rupiah)
• Sanksi Perdata: Individu yang dirugikan dapat menggugat ganti rugi materiil dan immateriil. Kasus class action dari jutaan pengguna yang datanya bocor dapat menghancurkan finansial perusahaan.

Namun, bagi perusahaan, dampak yang paling signifikan sering kali adalah risiko reputasi dan hilangnya kepercayaan pelanggan.

Karena itu, kepatuhan terhadap larangan dalam UU PDP harus dipahami sebagai bagian dari sistem manajemen risiko dan tata kelola perusahaan, bukan sekadar kewajiban hukum formal.

Apa Implikasinya Bagi Perusahaan

Implikasi UU PDP bagi perusahaan bukan sekadar masalah kepatuhan hukum semata, melainkan masalah tata kelola data (data governance). Ini menyentuh proses bisnis, teknologi, dan budaya organisasi.

Setidaknya, ada enam hal yang perlu dilakukan perusahaan untuk patuh UU PDP:

• Pertama, perusahaan harus mengetahui dengan pasti data apa saja yang dimiliki. Tanpa data mapping yang jelas, manajemen tidak dapat mengukur risiko, menentukan prioritas pengamanan, atau menjawab pertanyaan auditor secara meyakinkan.
• Kedua, perusahaan perlu melakukan klasifikasi jenis data pribadi secara tegas antara data pribadi umum dan data pribadi spesifik. Tanpa klasifikasi, kontrol yang diterapkan cenderung seragam dan tidak proporsional terhadap tingkat risiko.
• Ketiga, penerapan kontrol akses harus berbasis peran (role-based access control). Tidak semua divisi berhak mengakses seluruh jenis data. Akses harus didasarkan pada kebutuhan kerja yang sah, bukan sekadar kemudahan operasional.
• Keempat, kebijakan retensi wajib diterapkan dan dijalankan secara konsisten. Dalam banyak kasus yang saya temui, data mantan karyawan atau pelanggan lama masih tersimpan bertahun-tahun tanpa tujuan yang jelas. Semakin lama data disimpan tanpa dasar, semakin besar eksposur risikonya jika terjadi kebocoran.
• Kelima, pengelolaan vendor menjadi krusial. Perusahaan tetap bertanggung jawab atas data yang diproses oleh pihak ketiga. Kontrak harus memuat klausul perlindungan data, standar keamanan, serta mekanisme pelaporan insiden.
• Keenam, dokumentasi dan audit trail tidak boleh diabaikan. Dalam praktik audit, pertanyaan yang sering muncul bukan hanya “apakah Anda memiliki kebijakan?”, tetapi “bisakah Anda membuktikan bahwa kebijakan tersebut dijalankan?”. Perusahaan perlu memiliki dokumentasi yang memadai terkait dasar pemrosesan, persetujuan subjek data, klasifikasi data, hingga catatan akses dan perubahan data. Audit trail yang terdokumentasi dengan baik menjadi bukti akuntabilitas ketika terjadi insiden atau pemeriksaan regulator.

Kesimpulan

Jenis data pribadi menurut UU PDP terbagi menjadi data pribadi umum dan data pribadi spesifik. Klasifikasi ini bukan sekadar administratif, tetapi menentukan tingkat perlindungan dan risiko hukum.

Masalah terbesar yang sering ditemukan di lapangan adalah bukan karena perusahaan tidak mengetahui keberadaan UU PDP, melainkan karena mereka tidak menyadari jenis data pribadi yang mereka kelola setiap hari.

Perusahaan yang proaktif memahami klasifikasi ini, memetakan datanya, dan membangun tata kelola yang kuat, tidak hanya akan meminimalkan risiko denda dan reputasi, tetapi juga akan membangun keunggulan kompetitif.

Kepercayaan pelanggan di era digital adalah mata uang baru, dan perlindungan data pribadi adalah fondasinya. Kesiap-siagaan ini juga akan membuat perusahaan lebih tangguh dalam menghadapi audit internal, eksternal, dan pemeriksaan dari Otoritas PDP di masa depan.

FAQ: Jenis Data Pribadi Menurut UU PDP