RoPA: Peta Data dan Bukti Akuntabilitas dalam UU Pelindungan Data Pribadi

Di era digital, data tidak lagi sekadar aset bisnis, melainkan tanggung jawab hukum yang harus dikelola dengan serius. Sejak berlakunya Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), setiap organisasi di Indonesia wajib memahami, mencatat, dan menjelaskan bagaimana data pribadi dikumpulkan, digunakan, dan dilindungi.

Salah satu fondasi utama untuk memenuhi kewajiban tersebut adalah RoPA (Record of Processing Activities). RoPA bukan sekadar dokumen administratif, melainkan catatan terstruktur yang membantu organisasi mengetahui jenis data apa yang dikelola, untuk tujuan apa, dan siapa saja yang memiliki akses. Tanpa RoPA yang jelas dan akurat, perusahaan akan kesulitan mengendalikan data, mengelola risiko, serta membuktikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Apa yang Dimaksud dengan RoPA?

Secara definisi teknis, RoPA adalah singkatan dari Record of Processing Activities atau Rekaman Kegiatan Pemrosesan. Ini adalah dokumen inventarisasi komprehensif yang memetakan siklus hidup data pribadi dalam organisasi Anda. Dalam konteks tata kelola data (data governance), RoPA berfungsi sebagai:

1. Bukti Akuntabilitas

Pengendali Data Pribadi wajib menunjukkan pertanggungjawaban dalam pemenuhan kewajiban pelaksanaan prinsip pelindungan data. RoPA menjadi bukti fisik bahwa organisasi Anda telah memetakan risiko dan aktivitasnya secara sadar.

2. Peta Data (Data Map)

RoPA berfungsi sebagai single source of truth dalam pengelolaan data. Dokumen ini memberikan kejelasan atas pertanyaan mendasar seperti, “Data apa yang kita miliki?” dan “Untuk tujuan apa data tersebut digunakan?”. Tanpa peta yang jelas ini, upaya pengamanan siber berisiko menjadi tidak terarah, sehingga meningkatkan potensi kesalahan dan celah keamanan.

3. Dasar Kepatuhan

Dokumen ini menjadi fondasi bagi seluruh aktivitas kepatuhan lainnya. Tanpa catatan dasar yang jelas mengenai jenis data yang dikelola dan di mana data tersebut berada, organisasi akan kesulitan melakukan penilaian risiko maupun merespons permintaan hak subjek data secara tepat dan tepat waktu.

Pengaturan RoPA Berdasarkan UU Pelindungan Data Pribadi

Regulasi di Indonesia telah secara eksplisit mewajibkan keberadaan dokumen ini. Mengabaikan pembuatan RoPA bukan lagi sekadar kelalaian operasional, melainkan pelanggaran hukum yang dapat dikenai sanksi administratif.

1. Kewajiban Perekaman (Pasal 31)
UU PDP secara tegas memandatkan perekaman aktivitas.

Pasal 31 UU Pelindungan Data Pribadi secara tegas menyatakan bahwa Pengendali Data Pribadi wajib melakukan pencatatan atas seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi. Ketentuan ini tidak memberikan pengecualian. Baik organisasi berskala kecil, seperti perusahaan rintisan, maupun korporasi besar, setiap pihak yang berperan sebagai Pengendali Data memiliki kewajiban yang sama untuk melakukan pencatatan tersebut.

2. Akses terhadap Rekaman (Pasal 32)

Perekaman ini berkaitan erat dengan hak subjek data. Pasal 32 ayat (1) mewajibkan Pengendali Data untuk memberikan akses kepada Subjek Data Pribadi terhadap data yang diproses beserta rekam jejak pemrosesannya.

Tantangan teknisnya terletak pada batasan waktu. Akses tersebut harus diberikan paling lambat 3 x 24 jam sejak permintaan diterima. Tanpa sistem RoPA yang terorganisir, memenuhi SLA (Service Level Agreement) undang-undang ini hampir mustahil dilakukan secara manual.

Siapa yang Wajib Mendokumentasikan RoPA?

Kewajiban ini tidak hanya jatuh kepada pemilik bisnis utama. Ekosistem pemrosesan data melibatkan berbagai pihak, dan hukum menjangkau seluruh entitas yang terlibat.

Pengendali Data Pribadi 

Pihak utama yang wajib menyusun RoPA adalah Pengendali Data Pribadi, yaitu setiap orang atau badan yang menentukan tujuan dan kendali pemrosesan data. RoPA milik Pengendali harus mencakup gambaran besar dari seluruh operasi bisnis yang melibatkan data pelanggan, karyawan, maupun mitra vendor.

Prosesor Data Pribadi 

Banyak organisasi salah mengira bahwa sebagai vendor (Prosesor), mereka bebas dari kewajiban ini. Hal ini keliru. Pasal 52 menegaskan bahwa kewajiban Pengendali Data Pribadi dalam Pasal 31 (perekaman) berlaku juga terhadap Prosesor Data Pribadi. Artinya, vendor IT, cloud provider, atau agensi pemasaran yang memproses data atas nama klien juga wajib memiliki rekaman aktivitas mereka sendiri.

Perbedaan Antara RoPA dan DPIA

Sering kali tim kepatuhan bingung membedakan antara RoPA dan DPIA (Data Protection Impact Assessment). Keduanya adalah dokumen yang berbeda namun saling melengkapi.

Komponen Informasi dalam RoPA

Meskipun Pasal 31 mewajibkan perekaman, detail komponen data yang harus direkam diturunkan dari kewajiban-kewajiban spesifik lainnya dalam UU PDP untuk membuktikan kepatuhan secara menyeluruh:

Identitas & Kontak: Informasi mengenai Pengendali dan/atau Prosesor Data.

• Tujuan Pemrosesan
  RoPA harus mencatat untuk apa data diproses, guna membuktikan kepatuhan terhadap Pasal 28 yang mewajibkan pemrosesan sesuai tujuan.
• Kategori Subjek & Data
  Klasifikasi jenis data (umum/spesifik) dilakukan karena data spesifik (seperti kesehatan atau keuangan) memiliki risiko lebih tinggi.
• Transfer Data
  Keterangan jika data ditransfer ke luar wilayah Indonesia untuk memenuhi persyaratan Pasal 56.
• Batas Waktu (Retensi)
  Informasi kapan data akan dihapus. Ini penting untuk mematuhi kewajiban pemusnahan data setelah masa retensi berakhir sesuai Pasal 43 dan 44.
• Langkah Keamanan
  Deskripsi teknis keamanan yang diterapkan untuk melindungi data, sebagai bukti pemenuhan kewajiban Pasal 35.
• Catatan
  Mengelola keenam komponen ini secara manual sangat rentan terhadap kesalahan. Adaptist Privee menyediakan ‘Compliance Evaluation System’ dalam dashboard tunggal untuk memantau seluruh komponen ini.

Manfaat Penerapan RoPA dengan Solusi yang Tepat

Penyusunan RoPA bukanlah sekadar birokrasi, melainkan investasi strategis. Menggunakan solusi seperti Adaptist Privee yang dirancang spesifik untuk UU PDP Indonesia memberikan keuntungan nyata:

1. Kepatuhan Hukum & Mitigasi Risiko

RoPA yang rapi membantu perusahaan menghindari sanksi administratif. Adaptist Privee dirancang untuk memitigasi risiko denda akibat ketidakpatuhan, di mana biaya platform jauh lebih kecil dibandingkan dengan potensi denda resmi UU PDP.

2. Efisiensi Audit

Audit manual biasanya memakan waktu berbulan-bulan. Dengan fitur otomatisasi alur kerja ROPA dari Adaptist Privee, waktu persiapan audit dapat dikurangi hingga 70%.

Baca juga: Pentingnya Audit Internal untuk Bisnis Modern

3. Efisiensi Respon Hak Subjek Data

Ketika pelanggan meminta koreksi atau penghapusan data, Anda harus merespons cepat. Integrasi otomatis dalam Adaptist Privee memungkinkan pemenuhan hak akses, koreksi, dan penghapusan data (DSR) dilakukan secara efisien, memastikan kepatuhan terhadap SLA 3×24 jam UU PDP.

Kesimpulan

RoPA (Record of Processing Activities) merupakan bagian dari kepatuhan UU PDP. Pasal 31 UU PDP telah memberikan penjelasan yang begitu spesifik, yaitu: mencatat aktivitas data atau perusahaan Anda akan menghadapi risiko hukum.

Bagi perusahaan berukuran enterprise, menyusun RoPA secara manual adalah risiko besar. Kompleksitas aliran data dan tuntutan kecepatan akses membutuhkan solusi yang terotomatisasi.

Mengadopsi platform seperti Adaptist Privee tidak hanya menjauhkan Anda dari sanksi, tetapi juga mengubah beban kepatuhan menjadi keunggulan operasional yang efisien.

FAQ

Apakah bisnis kecil (UMKM) wajib membuat RoPA?

UU PDP berlaku untuk “Setiap Orang” dan “Korporasi”. Jika Anda bertindak sebagai Pengendali Data yang menentukan tujuan pemrosesan, Anda wajib melakukan perekaman sesuai Pasal 31, kecuali diatur lain dalam peraturan turunan nantinya.

Seberapa sering RoPA harus diperbarui?

RoPA harus selalu mutakhir. Setiap kali ada perubahan tujuan, penambahan kategori data, atau perubahan vendor, RoPA wajib diperbarui. Pengendali wajib memastikan keakuratan dan konsistensi data.

Bisakah RoPA dibuat secara manual?

Bisa, namun berisiko tinggi. Kesalahan manual dapat menyebabkan kegagalan kepatuhan. Solusi otomatis seperti Adaptist Privee membantu memastikan akurasi dan mengurangi beban kerja tim legal serta tim IT Anda.